En applikasjon for automatisering av arbeidsflyt for brukere av SmarTeam. Sømløst integrert, kosteffektiv, raskt implementert og standard Windows-basert.

SMARTEAM Workflow er spesielt godt egnet til prosesser for godkjennelse av nye design, forslag til "engineering change" og "engineering change orders". SMARTEAM Workflow gjør at produkter flyter raskere gjennom organisasjonen ved effektiv overvåkning av prosjekter og automatisk ruting av prosesser fra ett trinn til neste. I tillegg gir SMARTEAM Workflow brukerne oversikt over status, prosjektets fremdrift og hvem som gjør hva i øyeblikket.

Etter hvert som ingeniørbedrifter vokser i størrelse og produktomfang, står de overfor utfordringen å holde styr på sine forretningsprosesser. Behovet for å vedlikeholde og kontrollere typisk arbeidsflyt i bedriften som design, godkjennelse og endringsprosesser vokser raskt. I de fleste tilfeller har man liten kontroll over fremdrift og sporbarhet med en gang en prosess er startet. Således har ansvarshavende liten mulighet til å identifisere og fjerne flaskehalser. Det er essensielt i dagens kompetitive marked å forbedre kontroll over alle prosesser slik at de kan utføres bedre og mer effektivt enn tidligere. Typiske prosesser som trenger en organisert arbeidsflyt er godkjennelse av nye konstruksjoner, endringsforslag og endringsordre etter at forslagene er godkjent. Ofte er et stort antall medarbeidere involvert, og mye av tiden går ved overføring fra en avdeling til en annen.

SMARTEAM Workflow gir deg et kraftig verktøy til å strømlinjeforme forretningsprosesser ved å knytte mennesker, informasjon og applikasjoner sammen.
Den nye SMARTEAM Workflow arbeidsflytmodul utviklet av SmarTeam Corporation Ltd., er laget for å gi brukerne mulighet for å initiere, følge og overvåke prosesser og forbedre flyten av arbeid fra person til person og fra team til team. Prosjekter går raskere mot ferdigstillelse fordi arbeidet blir automatisk flyttet fra ett trinn til neste, samtidig som status er tilgjengelig hele tiden gjennom Workflow Manager. Men automatisering av arbeidsflyt i en organisasjon er bare en av mange fordeler ved SMARTEAM Workflow. Man får samtidig oversikt over hvilke oppgaver som utføres akkurat nå, av hvem, og hvor lenge det har pågått.

SMARTEAM Workflow's Workflow Manager setter ledere I stand til å sjekke hvor et dokument befinner seg i en arbeidsflyt til enhver tid. Han kan således forbedre effektiviteten i avdelingen og på sparket velge alternativ ruting av dokumenter hvis noen er sykemeldt eller på reise. SMARTEAM Workflow med sin Workflow Manager modul gir en stor mengde essensiell informasjon til forskjellige brukere i organisasjonen, slik at ledere kan følge, endre og modellere selskapets forretningsprosesser og prosedyrer. Basert på kunnskapen de får ut av systemet, kan de foreta bedre strategiske beslutninger for fremtidige prosjekter og hva bedriften bør fokusere på for å oppnå større konkuransedyktighet.

Deres data er komplekse - holde styr på dem burde være enkelt.
Nøkkelen til SMARTEAM Workflow er den raske implementasjonen i deres organisasjon. Den er rask å implementere, samtidig kan den skreddersys helt spesifikt til deres behov. For eksempel kan man definere flere typer arbeidsflyt i form av flytdiagrammer som fordeler arbeid og oppgaver nøyaktig som dere ønsker. Likedan kan man skreddersy hvordan skjemaene og skjermbildene skal være som følger de enkelte prosesser. Ikke alle har det, men mange har f eks faste skjemaer som følger en Endringsprosess (ECO). På den måten kan man i stor grad følge mønsteret man bruker idag, men med full sporbarhet, og i et sikkert miljø via hvelvet.

SMARTEAM Workflow representerer neste generasjon når det gjelder å bygge opp fast, automatisert arbeidsflyt og ad-hoc flytprosesser som bare skal brukes den ene gangen. Den gir meget høy funksjonalitet samtidig som den er intuitiv og lett å bruke. SMARTEAM Workflow leveres som et tillegg til enhver eksisterende applikasjon av SmarTeam familien.

Med SMARTEAM Workflow kan du:

• Initiere en arbeidsflyt ved å velge fra en liste av forhåndsdefinerte eller spesielle arbeidsflytprosesser.
• Utføre oppgaver og sende dokumenter videre i en arbeidsflyt. Den intuitive SMARTEAM Workflow innkurven er din arbeidsplass, hvor du vil motta oppgaver, se på relaterte dokumenter, se på historien til disse dokumentene, utføre de nødvendige oppgavene og til slutt legge det i utkurven. Plassering i utkurven forårsaker automatisk videresendig til neste stasjon i prosessen, gjerne med beskjed pr mail til den personen det gjelder, hvis det er satt opp som standard. I det hele tatt fungerer SMARTEAM Workflow i praksis mye som f eks "Outlook" mailsystem, hvor de fleste brukere ser i sin innkurv hver morgen for å se hvilke arbeidsoppgaver som venter. Ferdig behandlet legges de i utkurven på vanlig måte. Etter dette kan brukeren glemme saken, da neste trinn er "forhåndsprogrammert" i flytprosessen.
• Holde rede på dokumentflyten i en prosess. Alle brukere kan se nøyaktig hvor hvert dokument befinner seg i en prosess, de kan se historien inklusive en logg over de notater andre brukere har gjort tidligere i prosessen. Med Workflow Manager kan de også ta ut fargekodet stolpediagram over total status i hele prosessen.
• Skreddersy prosesser for å passe nøyaktig til din organisasjon, gjerne med navngitte personer. Dette kan være Engineering Change Orders, ECO/ECN, ECP, release eller distribusjonsprosesser. Man kan sette opp flyt gjennom organisasjonen til å passe nøyaktig til deres organisasjon
• Dette gjøres ved å tegne flytdiagrammer på en enkel måte i vårt program, Flow Designer. Flow Designer er intuitivt og lett å bruke ved at man tegner flyten grafisk.
• Man kan bygge inn triggere for ting som skal skje enten ved inngangen eller utgangen av et trinn i prosessen. Ved å henge på en makro eller et Visual Basic script, kan man få hva som helst til å skje. Gjerne regelbasert. Eksempelvis kan det automatisk sendes mail til neste mann i flyten når forrige trinn legger oppgaven i sin utkurv.
• Knytte oppgaver til hver bruker i en arbeidsflyt. Man kan tilordne forskjellige typer oppgaver til hver bruker i en flyt. Disse oppgavene kan være SmarTeam oppgaver, slik som sjekk-ut eller godkjenn. Det kan også være en liste med oppgaver som skal utføres, makroer som skal kjøres, eller andre ting.
• Tilordne brukere eller grupper av brukere til hver node i en arbeidsflyt. Man kan også la en leder delegere en prosedyre til en annen, eller velge en erstatter på sparket. Dette gir dynamikk til en arbeidsflyt hvis ting er hektiske eller folk er på reise, etc. På denne måten vil en prosess fungere selv om forholdene er spesielle. Likedan har man full sporbarhet senere om hva som skjedde i denne spesielle situasjon.
• Samhandle med deres e-mail applikasjon enten med innebygget interface til MAPI eller ved COM API.
• Integrere med andre SmarTeam produkter innenfra SMARTEAM Workflow.

Med SmarTeam og SMARTEAM Workflow har prisen og kompleksiteten på Product Data Management endelig kommet ned på et nivå der det er godt innen rekkevidde for bedrifter av "vanlig norsk størrelse". Tidligere har prisen på programvare og en minst like stor kostnad for implementering gjort at det har kun vært de største som har sett på dette som en realistisk mulighet. Med SmarTeam er dette ikke lenger tilfellet.

SMARTEAM Workflow Komponentene:

Workflow Manager inkluderer muligheter som lar prosjektledere gjøre strategiske valg basert på selskapets globale perspektiv både i øyeblikket og over tid. Lederen av et sett prosesser (eller en person høyere opp) holdes løpende orientert om flyten av dokumenter i prosessen via Workflow Manager. De kan se hvilke oppgaver som ikke er sluttført i tide, slik at man kan gjøre endringer i flyten hvis dette er påkrevet for å løse opp flaskehalser. I tillegg gir Workflow Manager statistikk om forskjellige forhold og rapporter om tidsforbruk, etc. Man kan også søke på spesielle typer informasjon

SMARTEAM Workflow Server frigjør ressurser hos brukeren, ved at prosessene kjøres sentralt. Den tillater knytning mot flere databaser, noe som kan gi jevnere belastning ved bruk av store arbeidsgrupper. Videre blir løsningen skalerbar ved muligheten til bruk av flere servere

SmartBox Workflow Modul er konstruert for brukere som deltar i en arbeidsflyt, men som ikke genererer data eller starter flytprosesser. Det kan være folk som kun har en kontrollfunksjon eller er innkjøpere, slik at de kun skal se på data. SmartBox er et godt alternativ til SMARTEAM Workflow for disse som ikke genererer engineering dokumenter, som f eks ledere eller markedsføringsfolk. Disse har likevel behov for å se på tegninger eller hele konstruksjoner.